Подготовка документов организации к архивному хранению включает в себя множество этапов и подразумевает большое количество манипуляций с бумагами. В результате проведения

научно-технической обработки документов вы получаете опись дел (по личному составу, длительного срока хранения) и сформированный в соответствии со всеми правилами, инструкциями и законодательством архив.

Подобное оформление требует, как минимум, немалых затрат времени сотрудников, которые вынуждены приводить документы в порядок в ущерб своей основной работе, а как максимум, — содержания в штате архивариуса, что не всегда целесообразно, учитывая приемлемую стоимость наших услуг.

Обращаясь к нам вы получите качественные услуги по:

• разработке/корректировке номенклатуры дел;
• экспертизе ценности документов;
• систематизации документов;
• переформированию дел;
• составлению и редактированию сводных описей до их согласования;
• составлению историко-архивной справки;
• переплету либо прошивке;
• подготовке к передаче в государственный архив при ликвидации организации и др.

В процессе деятельности организации образуется большое количество документов, которые копятся в архиве, усложняют поиск необходимых бумаг и годами ждут налоговой проверки, собирая пыль.

На данный момент законодательство РБ в сфере архивного делопроизводства позволяет уничтожать большинство документов без условия проведения налоговой проверки, по истечении

10 лет хранения. Это отличная возможность разгрузить архив от накопившихся бумаг.

Процесс уничтожения представляет собой:

• отбор дел для проведения экспертизы ценности;
• экспертиза ценности с полным либо частичным просмотром документов в деле;
• формирование связок дел, не подлежащих хранению;
• составление акта на уничтожение по установленной форме;
• передача бумаг на переработку (физическое уничтожение).

А документы, подлежащие хранению, можете передать нам.

В каждой организации есть необходимость рационально использовать пространство, оптимизировать процессы и затраты.

Выделить помещение, оборудовать по всем правилам, назначить человека, ответственного за архив - это стоит немалых затрат времени и финансов. А если организация ликвидируется, но законодательство обязывает хранить большую часть документов еще 3 года после налоговой?

Мы можем взять на себя все эти заботы вместе с ответственностью за сохранность документов, сняв ее с руководителя организации (ведь согласно законодательству РБ, именно руководитель несет ответственность за сохранность важных бумаг).

После передачи документов в наши хранилища, весь процесс поиска нужного вам документа сведется к отправке запроса в Архив Консалт и получению отсканированной версии необходимой бумаги либо доставке оригинала.

Документы на бумажных носителях занимают офисное пространство, увеличивают время на поиск, а также создают множество других проблем. Современные технологии позволяют перенести всю важную текстовую и графическую информацию на электронные носители, то есть выполнить оцифровку документов и перевести архив в электронный вид.

Процесс оцифровки представляет собой:

• отбор документов;
• разброшюровка, изъятие скоб, скрепок, файлов и др.;
• сканирование документов;
• распознавание и индексация;
• упорядочивание электронных копий в выбранном варианте размещения (система ЭДО, электронный архив, облачное хранилище, бухгалтерские и управленческие программы и др.).

В результате значительно сокращается время на поиск нужных бумаг, обеспечивается сохранность документов и значительно снижается стоимость хранения единицы данных.